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La gestion électronique des documents
La gestion électronique de document, ou GED, ne peut guère s’appliquer à du document papier. Pour pouvoir les gérer, il convient de les dématérialiser afin de pouvoir les stocker sous forme électronique. Renseignement
Quels sont les documents à dématérialiser ?
Facture, Support commerciaux, Base tarifaire, Note de service, Contrats, Brochures…
Connaissez-vous le coût de traitement d’une facture papier ?
La facture papier coûte 4€ en moyenne. Avec la dématérialisation des factures (facture électronique), il n’y a plus de papier, plus d’encre utilisé, plus d’affranchissement ni de transport, le temps de travail est optimisé. Vous réalisez des économies substantielles
Les avantages de la GED
Réduction des coûts
Moins de papier utilisé
Moins d’encre
Plus d’affranchissement
Temps de travail optimisé
La recherche est plus rapide
Élimination des doublons
Confort d’utilisation pour les employés qui n’ont plus à se déplacer pour rechercher l’information
Consultation partout ( tablette, smartphone, PC & MAC)
Garantit les sauvegardes
Stockage sécurisé en cas de panne
Réduction de l’impact environnemental
Moins d’impression papier
Moins d’encre
Sécurité des documents par profils utilisateurs, droits d’accès, authentification, etc.
Garantit l’authenticité des documents
Partage de documents
Classement des dossiers
« L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».
(Art. L1316-1 du Code Civil – 13 Mars 2000)